Den 25 maj träder nya dataskyddsförordningen, GDPR i kraft.

Information om personuppgifter i Sällskapet Trädgårdsamatörernas medlemsregister

Under våren 2018 inför föreningen en ny webbaserad medlemshantering. Tjänsten tillhandahålls av Westarc AB. 

Syftet med medlemsregistret är att föreningens funktionärer ska kunna hantera information om föreningens medlemmar för att kunna ge medlemmarna de tjänster som de är berättigade till samt ge dem största möjliga behållning av sitt medlemskap. 

Genom uppgifterna i registret kan föreningen skicka ut medlemskort, en medlemstidning, TrädgårdsAmatören (4 ggr/år), ge medlemmarna den information de behöver om föreningens aktiviteter på Riks- och kretsnivå, ge medlemmarna möjlighet att delta i fröförmedlingen samt rösta på årsmöten. Medlemsregistret innehåller även information om medlemmarnas inbetalningar och underlag till föreningens bokföring på riks- och kretsnivå.

I registret kan följande uppgifter finnas om medlemmarna: medlemsnummer, namn, hemadress, telefonnummer, mobilnummer, födelseuppgifter, mailadress, faktureringsadress, registreringsdatum, typ av medlemskap, medlemstatus (aktiv m m), kretsbehörighet, roll inom föreningen samt viktiga uppgifter om medlemskapet som dubbelinbetalningar, byte av krets etc. För familjemedlemmar kan följande uppgifter vara registrerade: namn, adress, telefonnummer, mailadress samt födelseuppgifter. I registret finns även uppgifter om debitering av medlemsavgiften samt när medlemskapet upphör.

Uppgifter sparas i 2 år efter det medlemskapet upphör om inte medlemmen begärt annat. Den före detta medlemmen behåller sitt medlemsnummer i det fall den vill återuppta sitt medlemskap inom de 2 åren. I registret står medlemmen som avslutad. Efter det att avslutet har meddelats kretsen ingår den före detta medlemmen inte i något aktuellt kretsregisteruttag.

Från medlemsregistret görs uttag av rapporter till riksfunktionärer för ekonomisk redovisning, statistik samt för att kunna sköta föreningens åligganden som exempelvis fröförmedling. Kretsarna får varje månad rapporter i excel över sin krets medlemmar. Dessa rapporter skickas till respektive krets ordförande, kassör, sekreterare samt medlemsansvarige. I dessa rapporter ingår ej födelseuppgifter då dessa endast används för att lokalisera en medlems adress vid t ex returnerade tidningar eller andra utskick.

Alla åtgärder i registret loggas. Vi hanterar personuppgifterna med försiktighet, i enlighet med den nya dataskyddsförordningen GDPR (General Data Protection Regulation) och värnar om medlemmarnas integritet. 

Uppgifter lämnas endast ut till annan part (ex tidningstryckeri) om detta behövs för att föreningen ska kunna fullfölja sina åtaganden mot medlemmarna och endast i den omfattning och de uppgifter som är nödvändiga. 

Vill du få reda på vilka uppgifter vi har om dig kan du kontakta föreningens medlemsansvarige genom att maila till medlem.sta@gmail.com eller ringa telefonnummer 076 – 138 19 48.