Information om personuppgifter i Sällskapet Trädgårdsamatörernas medlemsregister

Föreningens medlemsregister tillhandahålls av Westarc AB.

Syftet med medlemsregistret är att föreningens funktionärer ska kunna hantera information om föreningens medlemmar för att kunna ge medlemmarna de tjänster som de är berättigade till samt ge dem största möjliga behållning av sitt medlemskap.

Genom uppgifterna i registret kan föreningen skicka ut medlemskort, en medlemstidning, TrädgårdsAmatören (4 ggr/år), ge medlemmarna den information de behöver om föreningens aktiviteter på Riks- och kretsnivå, ge medlemmarna möjlighet att delta i fröförmedlingen samt rösta på årsmöten. Medlemsregistret innehåller även information om medlemmarnas inbetalningar och underlag till föreningens bokföring på riks- och kretsnivå.

I registret kan följande uppgifter finnas om medlemmarna: medlemsnummer, namn, hemadress, telefonnummer, mobilnummer, födelseuppgifter, mailadress, faktureringsadress, registreringsdatum, typ av medlemskap, medlemstatus (aktiv m m), kretsbehörighet, roll inom föreningen samt viktiga uppgifter om medlemskapet som dubbelinbetalningar, byte av krets etc. För familjemedlemmar kan följande uppgifter vara registrerade: namn, adress, telefonnummer, mailadress samt födelseuppgifter. I registret finns även uppgifter om debitering av medlemsavgiften samt när medlemskapet upphör.

Uppgifter sparas i 2 år efter det medlemskapet upphör om inte medlemmen begärt annat. Den före detta medlemmen behåller sitt medlemsnummer i det fall den vill återuppta sitt medlemskap inom de 2 åren. I registret står medlemmen som avslutad. Efter det att avslutet har meddelats kretsen ingår den före detta medlemmen inte i något aktuellt kretsregisteruttag.

Från medlemsregistret görs uttag av rapporter till riksfunktionärer för ekonomisk redovisning, statistik samt för att kunna sköta föreningens åligganden som exempelvis fröförmedling. Kretsarna får varje månad rapporter i excel över sin krets medlemmar. Dessa rapporter skickas till respektive krets ordförande, kassör, sekreterare samt medlemsansvarige. I dessa rapporter ingår ej födelseuppgifter då dessa endast används för att lokalisera en medlems adress vid t ex returnerade tidningar eller andra utskick.

Alla åtgärder i registret loggas. Vi hanterar personuppgifterna med försiktighet, i enlighet med den nya dataskyddsförordningen GDPR (General Data Protection Regulation) och värnar om medlemmarnas integritet.

Uppgifter lämnas endast ut till annan part (ex tidningstryckeri) om detta behövs för att föreningen ska kunna fullfölja sina åtaganden mot medlemmarna och endast i den omfattning och de uppgifter som är nödvändiga.

Vill du veta vilka uppgifter vi har om dig i vårt medlemsregister hittar du dem här. Första gången du går in måste du klicka på ”Glömt lösenord”
Vill du ändra din epostadress, måste du mejla medlem.sta@gmail.com.

Hur Sällskapet Trädgårdsamatörerna behandlar personuppgifter

Inledning

Den nya dataskyddsförordningen, GDPR (The General Data Protection Regulation), gäller från och med 25 maj 2018 och ersätter Personuppgiftslagen, PUL. För mer information se www.datainspektionen.se/vagledningar/gdpr-pa-fem-minuter.

Sällskapet Trädgårdsamatörerna, org nr 858500–9999, är personuppgiftsansvariga vid behandling av personuppgifter inom riksföreningen. Respektive krets är personuppgiftsansvarig för den personuppgiftsbehandling som sker inom den egna kretsen.

Medlemsregister

Personuppgifterna behandlas enligt det avtal om medlemskap som slutits mellan föreningen och den enskilde medlemmen.

På föreningens hemsida https://www.tradgardsamatorerna.se under ”Personuppgiftspolicy”, finns mer information om syftet med medlemsregistret, vilka personuppgifter som behandlas samt vad de används till på riksnivå respektive kretsnivå.

.

Hemsida

Syftet med riks och kretsens hemsidor är att sprida information om föreningen och kretsarna.

Riksföreningen samt kretsarnas hemsidor innehåller aktuella kontaktuppgifter till styrelsens ledamöter samt till funktionärer och andra som har ett uppdrag i föreningen. Där kan även finnas reportage om föreningens olika aktiviteter och bilder med medlemmar eller andra personer. kan förekomma. Namn förekommer endast om personen har gett samtycke till detta.

Kontaktuppgifter till styrelser och funktionärer uppdateras löpande och gamla uppgifter raderas. Reportagen lagras då de ger en bild av föreningens olika aktiviteter och ett sammanhang över tid. Vid konstituerande möten ska styrelseledamöterna samtycka till att deras personuppgifter och fotografier publiceras på hemsidan. Detta samtycke och eventuella undantag ska protokollföras. När andra funktionär utses ska dessa ge samtycke till att kontaktuppgifter och eventuellt fotografier får publiceras på hemsidan.

Facebook och Instagram

Syftet med facebooksidor och instagram är att sprida information om föreningen och kretsarna till medlemmar och andra trädgårdsintresserade. Det finns en facebooksida och instagram på riksnivå men det förekommer även att kretsarna har egna facebooksidor samt instagram.

De kan innehålla bilder från genomförda kretsaktiviteter där medlemmar, föredragshållare, trädgårdsägare samt andra personer kan förekomma. Om en person är lätt identifierbar och/eller fullständigt namn publiceras ska ett samtycke inhämtas från personen.

Övriga register och förteckningar med personuppgifter

Syftet är med olika tillfälliga register och förteckningar i föreningen är att kunna administrera olika aktiviteter som medlemmarna anmäler sig till. Exempel på sådana aktiviteter på riksnivå som har egna register eller förteckningar är Fröförmedlingen samt Reseverksamheten. Genom att man anmäler sig samtycker man till att en registrering sker av personuppgifter för att föreningen eller kretsen ska kunna administrera och genomföra aktiviteten. Uppgifterna sparas så länge man anser att de är nödvändiga för aktiviteten och för att kunna följa upp aktiviteten.

Förteckning ska föras över vilka register som finns på riksnivå.

Specifika kretsregister

Syftet med specifika kretsregister ska vara att ett led i kretsens verksamhet för att tillgodose medlemmarnas intressen i olika kretsaktiviteter. Det kan vara att anordna resor, kursverksamhet, växtmarknader, Riksmöte etc.

Endast uppgifter som är nödvändiga för att genomföra aktiviteterna får registreras. Uppgifts-behandlingen ska ske genom samtycke. Varje krets ska föra en förteckning över vilka register kretsen ansvarar för.

Utlämnande av personuppgifter

Föreningen har ingen skyldighet att lämna ut medlemsregister eller annat register med personuppgifter till någon enskild medlem. Personuppgifter får endast lämnas ut till annan part om det är nödvändigt för att föreningen eller kretsen ska kunna uppfylla sina skyldigheter mot medlemmarna samt om detta begärs vid ansökan om föreningsbidrag.

Vid anlitande av en tjänst som ex tryckning och distribution av tidning eller kretsblad, ska tjänsten villkoras att personuppgifterna endast får användas till det angivna ändamålet och att registret därefter ska förstöras.

Föreningen eller kretsarna lämnar inte ut personuppgifter till land utanför EU.

Dina rättigheter som medlem

Du har som medlem rätt att få registerutdrag från de register som du finns registrerad i inom föreningen. Du har även rätt att ta tillbaka ett samtycke, få felaktigheter rättade och uppgifter raderade.

Medlemsregistret kontakta medlem.sta@gmail.com eller ring 076-138 19 48

Andra register kontakta aktivitetsansvarig eller aktuell styrelse 

Om du vill veta mer eller har frågor kontakta medlem.sta@gmail.com eller ring 076-138 19 48 så kommer din fråga att förmedlas vidare till rätt person.